Gestion de Solicitudes
Aprueba, rechaza y gestiona peticiones de empleados
Que son las Solicitudes?
Las solicitudes son peticiones que los empleados envian para su aprobacion. El sistema centraliza todas las peticiones en un solo lugar para facilitar su gestion.
Menu hamburguesa > Solicitudes o escribe "solicitudes pendientes" en Fichi.
Tipos de Solicitudes
Peticion de dias de vacaciones.
- Incluye fechas de inicio y fin
- Muestra dias solicitados vs dias disponibles
- Observaciones del empleado
Solicitudes de ausencia justificada.
- Tipos legales segun Estatuto de los Trabajadores
- Matrimonio, nacimiento, fallecimiento, etc.
- Pueden incluir justificantes adjuntos
El empleado solicita corregir un fichaje.
- Olvido de fichar entrada o salida
- Error en la hora fichada
- Incluye justificacion del empleado
El empleado solicita usar horas de su bolsa.
- Horas acumuladas disponibles
- Fecha deseada para el descanso
- Puede ser medio dia o dia completo
Solicitud para cambiar turno con otro companero.
- Requiere aceptacion del otro empleado
- Luego aprobacion del administrador
- Actualiza automaticamente el cuadrante
El empleado solicita autorizar un nuevo dispositivo.
- Se genera al detectar cambio de movil
- Incluye informacion del dispositivo
- Requiere validacion para prevenir fraude
Vista de Solicitudes
Filtros Disponibles
- Por estado: Pendientes, Aprobadas, Rechazadas, Todas
- Por tipo: Vacaciones, Ausencias, Fichajes, etc.
- Por empleado: Buscar solicitudes de una persona
- Por fecha: Rango de fechas de la solicitud
- Por empresa/departamento: Filtrar por area
Informacion en la Lista
Cada solicitud muestra:
- Foto y nombre del empleado
- Tipo de solicitud (icono y texto)
- Fechas solicitadas
- Estado actual (pendiente/aprobada/rechazada)
- Fecha de creacion de la solicitud
Aprobar una Solicitud
Pulsa en la solicitud para ver todos los detalles:
- Motivo y observaciones del empleado
- Documentos adjuntos (si los hay)
- Impacto en el calendario del equipo
- Dias disponibles (para vacaciones)
Tienes dos opciones principales:
- Aprobar: Boton verde. Aprueba la solicitud.
- Rechazar: Boton rojo. Debes indicar motivo.
Al aprobar o rechazar:
- Se actualiza el estado de la solicitud
- El empleado recibe notificacion automatica
- Se actualiza el calendario/cuadrante si aplica
- Queda registro de quien aprobo y cuando
Desde la lista, puedes usar los botones de accion rapida sin abrir el detalle. Ideal para aprobar multiples solicitudes similares.
Rechazar una Solicitud
Al rechazar una solicitud es obligatorio indicar el motivo:
- Pulsa el boton Rechazar
- Escribe el motivo del rechazo
- El empleado vera el motivo en su notificacion
Siempre indica un motivo claro y profesional. Evita motivos vagos como "no procede". Ejemplos correctos: "Coincide con cierre de mes", "Ya hay 3 personas de vacaciones esa semana".
Solicitudes con Justificantes
Algunas ausencias requieren documentacion:
- Baja medica: Parte de baja del medico
- Fallecimiento: Certificado de defuncion
- Matrimonio: Libro de familia o certificado
- Nacimiento: Certificado de nacimiento
Ver Justificantes
- Abre el detalle de la solicitud
- Busca la seccion "Documentos adjuntos"
- Pulsa para ver o descargar el archivo
- Formatos soportados: PDF, imagenes (JPG, PNG)
Notificaciones
El sistema notifica automaticamente:
| Evento | Quien Recibe |
|---|---|
| Nueva solicitud creada | Administradores y encargados |
| Solicitud aprobada | El empleado que la creo |
| Solicitud rechazada | El empleado (con motivo) |
| Solicitud proxima a vencer | Administradores (recordatorio) |
Aprobacion Automatica
Algunas solicitudes pueden configurarse para aprobacion automatica:
- Ausencias de un solo dia sin solapamiento
- Modificaciones de fichaje menores (ej: menos de 15 minutos)
- Tipos de permiso especificos (configurables)
La aprobacion automatica se configura en Ajustes > Empresa. Consulta con tu administrador del sistema.
Historial de Solicitudes
Puedes consultar el historial completo:
- Usa el filtro "Todas" para ver aprobadas y rechazadas
- Filtra por rango de fechas para buscar solicitudes antiguas
- Cada solicitud guarda quien la aprobo/rechazo y cuando
- Exporta el historial en Excel o PDF
Estadisticas
En la parte superior de la pagina puedes ver:
- Pendientes: Solicitudes esperando decision
- Aprobadas este mes: Total aprobadas
- Rechazadas este mes: Total rechazadas
- Tiempo medio de respuesta: Dias hasta aprobar/rechazar